ケアプランデータ連携システムの補助金を徹底解説【2026年最新】横浜市10月5日締切・上限8万円

ケアプランデータ連携システムの導入費用を、全額まかなえる補助金があります。横浜市が2026年8月3日に受付を開始した「令和8年度横浜市ケアプランデータ連携システム導入促進事業補助金」です。補助率は10分の10、上限は1事業所あたり8万円。締切は2026年10月5日（月）午後5時必着です。介護ソフトの導入費だけでなく、パソコンなどのハードウェア購入費も対象に入ります。

この記事でわかること

ケアプランデータ連携システムとは？紙とFAXをなくす国のインフラ

まず制度の全体像から整理します。ケアプランデータ連携システムは、公益社団法人国民健康保険中央会が運営する仕組みです。居宅介護支援事業所とサービス事業所のあいだで、居宅サービス計画書や提供票をデータのままやりとりできます。

紙に印刷して押印し、FAXで送って電話で確認する。この一連の作業が、月初の数日間に集中する事業所も少なくありません。私が介護事業の現場で毎月見てきたのも、まさにこの光景でした。

独立行政法人福祉医療機構（WAM）が公表する利用状況によると、ライセンス取得事業所数は101,227事業所（2026年7月15日時点）。普及は進んでいるものの、全国の介護事業所数から見ればまだ一部にとどまります。

項目	内容
運営主体	公益社団法人 国民健康保険中央会
対象	居宅介護支援事業所・介護サービス事業所・地域包括支援センター等
通常のライセンス料	年額21,000円
現在の利用料	フリーパスキャンペーンの延長により令和8年度中は無料
ライセンス取得数	101,227事業所（2026年7月15日時点）

【図解】横浜市の補助金｜申請から交付までの5ステップ

横浜市の補助金は、電子申請フォームからの手続きが基本です。全体の流れを先に押さえてから、書類の準備に入ってください。

見積書や契約書の添付が必要なため、システム・機器の選定を終えていることが前提になります。申請してから業者を探す進め方では、締切に間に合いません。

補助率10分の10・上限8万円｜横浜市の補助金の中身

補助金の条件を具体的に見ていきます。横浜市の公式ページに記載されている内容は次のとおりです。

項目	内容
正式名称	令和8年度横浜市ケアプランデータ連携システム導入促進事業補助金
申請期間	2026年8月3日（月）9時 〜 10月5日（月）17時必着
対象者	市内の居宅介護支援事業所・介護サービス事業所のうち、申請年度に初めてライセンスを取得する事業所
補助率	10分の10
補助上限額	1事業所あたり8万円
対象経費	システム活用のための介護ソフトウェア導入経費／パソコン等ハードウェアの購入・設置費等
申請方法	補助金交付申請受付フォームからの電子申請（見積書・契約書等、ソフトウェア仕様資料を添付）

注目したいのが補助率10分の10という設定です。自己負担ゼロで対象経費をまかなえる補助金は、そう多くありません。

「初めてライセンスを取得する事業所」という条件に注意

対象者の要件で見落としやすいのが、この一文です。すでにライセンスを持っている事業所は対象外になります。逆に言えば、これまで導入を見送ってきた事業所にとっては追い風。未導入のまま様子を見ていた事業所ほど、優先して検討する価値があります。

対象経費と、対象になりにくい経費

対象経費は「システム活用のための」という限定がついています。連携システムと無関係な備品や、汎用の事務用品は通りません。

• 対象になりやすいもの：ベンダー試験済みの介護ソフト導入費、連携に使うパソコン・周辺機器の購入設置費
• 対象になりにくいもの：連携と関係のない什器、既存ソフトの継続利用料、人件費

判断に迷う経費は、申請前に事務局へ確認してください。横浜市はこの事業を株式会社綜合キャリアオプションに委託しており、専用の事務局が電話とメールで質問を受け付けています。

利用料は2026年度中は無料｜2027年1月に介護WEBサービスへ移行

ここが今年いちばん大きな変化です。厚生労働省老健局が2026年7月29日に発出した介護保険最新情報Vol.1529によると、ケアプランデータ連携システムは「介護情報基盤」に統合され、介護保険資格確認等WEBサービス（介護WEBサービス）へ移行します。移行時期は令和9年（2027年）1月の予定です。

費用面の扱いも同じ事務連絡に明記されています。

• これまでは各事業所が年額21,000円の利用料を負担
• フリーパスキャンペーンの実施と延長により、令和8年度中は利用料が無料
• 介護WEBサービスへの移行後は、ケアプランデータの送受信が同サービスの一機能となるため、利用料の負担は発生しない

つまり、ランニングコストの心配はほぼ消えます。残るのは介護ソフトやパソコンといった初期費用。そこを補助金で埋めれば、実質負担ゼロでの導入も見えてきます。

移行には「利用登録」が必要です

移行は自動では完了しません。同事務連絡は、移行後も継続して、または新たにケアプランデータ連携を行う事業所には介護WEBサービスへの利用登録が必要と明記しています。登録はすでに可能で、所要時間は数分。統合直前はヘルプデスクの混雑が想定されるため、早めの登録が呼びかけられています。

現在の状況	必要な対応
介護WEBサービスの利用登録済み	改めての登録は不要。統合後に連携機能が使える
連携システムは導入済み・介護WEB未登録	統合前に介護WEBサービスの利用登録が必要
どちらも未導入	連携システムの導入と介護WEBサービスの利用登録の両方が必要

厚生労働省は2026年8月26日（水）13時30分から、事業所向け説明会をYouTubeライブで開催する予定です。事前申込は不要で、後日アーカイブでも視聴できます。

横浜市以外にもある｜自治体・神奈川県の支援制度

同種の支援は横浜市だけではありません。東京都中央区は「中央区ケアプランデータ連携システム導入支援事業」として、上限35,000円の補助を実施しています。対象経費は、国民健康保険中央会のベンダー試験が完了したソフトウェアの購入費または利用料、パソコン等ハードウェアの購入・設置費等です。

神奈川県内では、県の介護ロボット・ICT導入支援事業費補助金も選択肢に入ります。令和8年度の申請受付期間は2026年8月17日（月）から8月31日（月）まで。補助率は5分の4で、介護ソフトの導入経費が「介護業務支援」の対象に含まれます。

補助金は原則として同一経費への重複受給ができません。どの制度に何を載せるかを、申請前に切り分けてください。国の制度との違いを整理したい場合は、介護テクノロジー導入支援事業の解説記事もあわせて確認してみてください。

介護以外の中小企業にも同じ波が来ています

ここまで介護の話が続きましたが、「事業者間のやりとりを紙からデータへ移す」という流れは業種を問いません。

建設業では、施工体制台帳や作業員情報を電子でやりとりする仕組みが広がりました。元請と下請のあいだで同じデータを見る運用に切り替えた現場では、書類の突き合わせ作業そのものが消えます。

小売・卸売業のEDI（電子データ交換）も同じ構図です。発注書をFAXで送る取引先が1社でも残っていると、その1社のために紙の運用を維持することになる。製造業の受発注も事情は変わりません。

士業の事務所であれば、顧問先とのやりとりを電子帳簿保存法の要件に沿ったクラウドへ寄せるだけで、月末の紙の往復が減ります。共通するのは、片側だけが電子化しても効果が出にくいという性質。だからこそ、業界全体で足並みをそろえる仕組みに公費が投じられています。

介護分野で人手不足が深刻化している背景については、介護人材不足の実態を最新データで解説した記事で詳しく触れています。

申請前に押さえたい3つの注意点

最後に、実務でつまずきやすいポイントを挙げます。

1つ目は、締切と実務スケジュールのずれ。 横浜市の申請締切は10月5日ですが、対象経費は事業完了報告の日までに契約・導入・支払いがすべて完了したものに限られます。支払いのタイミングまで逆算した計画が必要です。

2つ目は、ベンダー試験済みソフトの確認。 中央区の要綱が明示しているとおり、国民健康保険中央会のベンダー試験が完了したソフトウェアであることが条件になる場合があります。手元の介護ソフトが連携に対応しているか、導入前にベンダーへ確認してください。

3つ目は、移行手続きとの二重管理。 補助金の申請と並行して、介護WEBサービスへの利用登録も進めることになります。担当者を1人に集中させると抜けが出やすい工程。役割分担を決めてから着手してみてください。

私自身、補助金の対象経費で迷ったときは事務局に電話で聞くのがいちばん早いと感じています。要綱を読み込むより、想定している経費をそのまま伝えたほうが話が通りやすい。

事務局へ確認するときは、次のような文面にすると回答が早く返ってきます。

件名：令和8年度ケアプランデータ連携システム導入促進事業補助金について（対象経費の確認）

横浜市ケアプランデータ連携システム導入促進事業補助金事務局 御中

〇〇市〇〇区で居宅介護支援事業所を運営しております、株式会社〇〇の〇〇と申します。
標記補助金について、以下の経費が補助対象になるかご教示ください。

1. 導入予定の介護ソフト名：〇〇（ベンダー試験済みかどうかも確認したい）
2. 併せて購入予定の機器：ノートパソコン〇台（連携作業専用）
3. 契約予定日／支払予定日：〇月〇日／〇月〇日
4. 当事業所は令和8年度に初めてライセンスを取得する予定です。

お手数ですがよろしくお願いいたします。

よくある質問（FAQ）

Q1. ケアプランデータ連携システムの利用料は本当に無料ですか？

令和8年度中は無料です。厚生労働省の事務連絡には、フリーパスキャンペーンの実施と延長により令和8年度中は利用料を無料としている旨が明記されています。通常は年額21,000円です。

Q2. 2027年1月の移行後は費用がかかりますか？

介護保険最新情報Vol.1529によると、介護WEBサービスの利用にあたって各事業所に利用料などの直接の費用は求めないこととされています。ケアプランデータの送受信は同サービスの一機能になります。

Q3. すでに連携システムを使っている事業所も横浜市の補助金を使えますか？

使えません。対象は「申請を行う年度において初めてケアプランデータ連携システムのライセンスを取得する事業所」に限られます。

Q4. 補助金の申請に必要な書類は何ですか？

横浜市の場合、補助金交付申請受付フォームからの電子申請で、見積書・契約書等とソフトウェア仕様資料の添付が求められます。詳細は市の公式ページと交付要綱を確認してください。

Q5. 横浜市以外の事業所はどうすればよいですか？

まず自治体の介護保険担当課のページで同種の補助事業があるか確認してください。東京都中央区のように独自の支援事業を設けている自治体があります。神奈川県内であれば、県の介護ロボット・ICT導入支援事業費補助金も検討対象です。

Q6. 介護WEBサービスの利用登録はいつまでに済ませればよいですか？

登録はすでに可能で、所要時間は数分とされています。統合直前はヘルプデスクの混雑が想定されるため、事前の登録が呼びかけられています。移行時期は令和9年1月の予定です。

介護DX・ICT導入をさらに進めるためのおすすめ書籍

ケアプランデータ連携システムの導入と並行して、介護現場のデジタル化を体系的に学びたい方に向けて、実務で役立つ書籍をご紹介します。

まとめ｜初期費用を補助金で、ランニングコストは無料化で

ケアプランデータ連携システムをめぐる状況は、2026年に入って大きく動きました。利用料は2026年度中は無料、2027年1月の移行後は恒常的に負担なし。残る初期費用も、横浜市なら補助率10分の10・上限8万円の補助金でカバーできます。

未導入のまま様子を見てきた事業所にとって、条件がここまでそろう年はそう来ません。まずは自社の介護ソフトが連携に対応しているかの確認から。そのうえで、10月5日の締切から逆算したスケジュールを引いてください。

参考情報源

• 横浜市 ケアプランデータ連携システムについて（確認日: 2026-08-11）: https://www.city.yokohama.lg.jp/business/bunyabetsu/fukushi-kaigo/kaigo/shinsei/careplandata-renkei.html
• 厚生労働省 介護保険最新情報Vol.1529「ケアプランデータ連携システムの介護保険資格確認等WEBサービスへの移行について」令和8年7月29日（確認日: 2026-08-11）: https://www.mhlw.go.jp/content/001730882.pdf
• 独立行政法人福祉医療機構 ケアプランデータ連携システム利用状況（確認日: 2026-08-11）: https://www.wam.go.jp/wamappl/kpdrsys.nsf/top
• 公益社団法人国民健康保険中央会 ケアプランデータ連携システム（確認日: 2026-08-11）: https://www.kokuho.or.jp/system/care/careplan/
• 中央区 中央区ケアプランデータ連携システム導入支援事業（確認日: 2026-08-11）: https://www.city.chuo.lg.jp/a0029/20260310kaigoshidou.html
• 神奈川県 介護ロボット・ICT導入支援事業費補助金の交付（確認日: 2026-08-11）: https://www.pref.kanagawa.jp/docs/u6s/cnt/f420373/p1075201.html
• 介護情報サービスかながわ（確認日: 2026-08-11）: https://kaigo.rakuraku.or.jp/

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